MENGENAL PERPUSTAKAAN DIGITAL

MENGENAL PERPUSTAKAAN DIGITAL
Yulika Setyowulandari
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Diponegoro

1. Pendahuluan
Makalah ini membahas tentang perpustakaan digital di UPT Perpustakaan UNDIP..
Populasi dalam penelitian ini adalah pemakai Layanan Penelusuran atau Temu kembali informasi di UPT Perpustakaan UNDIP. Jumlah pengunjung di UPT Perpustakaan UNDIP rata-rata per hari 50-100 orang. Metode penelitan yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur dan observasi untuk memperoleh gambaran lengkap tentang efektifitas system temu kembali di UPT Perpustakaan UNDIP. Pengolahan data dilakukan dengan analisa kuantitatif dan kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar responden menyatakan bahwa mereka sebagian besar memanfaatkan perpustakaan, dan menyatakan cukup puas terhadap sistem informasi yang digunakan di UPT Perpustakaan UNDIP, khususnya pada layanan Local Content, terutama pada kejelasan dan kemudahan sistem, keakuratan dan kesesuaian hasil penelusuran, tetapi hanya sebagian kecil responden yang menyatakan puas dan sangat puas terhadap sistem layanan ini. Disamping itu sebagian besar responden juga menyatakan cukup puas terhadap koleksi yang dilayankan.

2. Perpustakaan Digital
a. Pengertian Perpustakaan Digital
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital (Sismanto, 2008). Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan cepat, tepat, dan akurat. Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna di seluruh dunia. Koleksi perpustakaan digital tidaklah terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang lingkup koleksinya malah sampai pada artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk tercetak. Koleksi menekankan pada isi informasi, jenisnya dari dokumen tradisional sampai hasil penelusuran. Perpustakaan ini melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai informasi. Semuanya ini demi mendukung manajemen koleksi, menyimpan, pelayanan bantuan penelusuran informasi.
b. Dasar pemikiran Perpustakaan Digital
Ada beberapa hal yang mendasari pemikiran tentang perlunya dilakukannya digitalisasi perpustakaan, antara lain sebagai berikut:
a) Perkembangan teknologi informasi di Komputer semakin membuka peluang-peluang baru bagi pengembangan teknologi informasi perpustakaan yang murah dan mudah diimplementasikan oleh perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu, saat ini teknologi informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di Indonesia, terlebih untuk mengahadapi tuntutan kebutuhan bangsa Indonesia sebuah masyarakat yang berbasis pengetahuan - terhadap informasi di masa mendatang.
b) Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan rekreatif yang diterjemahkan sebagai bagian aktifitas ilmiah, tempat penelitian, tempat pencarian data/informasi yang otentik, tempat menyimpan, tempat penyelenggaraan seminar dan diskusi ilmiah, tempat rekreasi edukatif, dan kontemplatif bagi masyarakat luas. Maka perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini dan masa yang akan datang yang sesuai kebutuhan untuk mengakomodir aktifitas tersebut, sehingga informasi dari seluruh koleksi yang ada dapat diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkannya dari dalam maupun luar negeri.
c) Dengan fasilitas digitasi perpustakaan, maka koleksi-koleksi yang ada dapat dibaca/dimanfaatkan oleh masyarakat luas baik di Indonesia, maupun dunia internasional.
d) Volume pekerjaan perpustakaan yang akan mengelola puluhan ribu hingga ratusan ribu, bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan mencakup masyarakat sekolah (peserta didik, tenaga kependidikan, dan masyarakat luas), sehingga perlu didukung dengan sistem otomasi yang futuristik (punya jangkauan kedepan), sehingga selalu dapat mempertahanan layanan yang prima.
e) Saat ini sudah banyak perpustakaan, khususnya di perguruan tinggi dengan kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis pengembangan teknologi informasi dengan mendigitasi perpustakaan (digital library) dan library automation yang saat ini sudah mampu membuat Jaringan Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian Digital Library Network).
f) Awal adanya perpustakaan digital di Indonesia adalah eksperimen sekelompok orang di perpustakaan pusat Institut Teknologi Bandung (ITB). Mereka memprakarsai Jaringan Perpustakaan Digital Indonesia bekerja sama dengan Computer Network Research Group (CNRG) dan Knowledge Management Research Group (KMRG). Proyek ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi menumbuhkan semangat berbagi pengetahuan antar pendidikan tinggi dan lembaga penelitian melalui pengembangan jaringan nasional perpustakaan. Proyek kecil ini kemudian mendapat sambutan positif dari berbagai pihak sehingga marak. Perpustakaan yang beralamat di www.indonesiadln.org itu melibatkan seratus lembaga lebih untuk menjadi mitra dalam penyebaran pengetahuan berupa koleksi file digital melalui jaringan internet. Para anggota, di antaranya Litbang Depkes, Universitas Muhammadiyah Malang (UMM), Magister Manajemen (MM ITB), Institut Agama Islam Negeri (IAIN), Universitas Cendrawasih (Uncen), Papua, Universitas Tadulako (Untan), Sulawesi Tengah, dan Universitas Yarsi, Jakarta, aktif melakukan tukar-menukar data.
c. Keunggulan dan kelemahan Perpustakaan digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut. Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun. Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama. Ketiga, murah (cost efective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya. Mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku. Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat. Perpustakaan digital lebih “aman”, sehingga tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa bisa mengeditnya. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.
Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan. Pertama, tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang akan berpikirpikir tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit pustakawan yang belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. Itu artinya butuh sosialisasi dan penyuluhan tentang perpustakaan digital.
d. Proses perpustakaan Digital
Proses digitalisasi dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu:
a) Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF.
b) Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilingdungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam pross editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat dioleh dengan program pengolahan kata.
c) Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di bagian akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang berhubungan dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN) perpustakaan yang bersangkutan. Sedangkan server kedua adalah sebuah server yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya tersebut. Pemisahan kedua server ini bertujuan untuk keamanan data. Dengan demikian, full tekt sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN, sedangkan melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya saja.
e. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital.
Perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah computer personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Sucahyo dan Ruldeviyani (2007) mengungkapkan bahwa ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu pernagkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware).
Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:
(1) Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page dari para pengguna internet;
(2) Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
(3) FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan komputer;
(4) Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail);
(5) Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
(6) Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakai pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan. Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices).
Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah
(1) Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
(2) NetworkAdministrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan komputer,
(3) System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak mengakses sistem,
(4) Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dan
(5) Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatur isi website.



f. Permasalahan
Hal klasik yang menjadi permasalahan dalam pengelolaan perpustakaan digital antara lain adalah keterbatasan dana, staff yang kurang berkualitas dan rendahnya kemampuan pustakawan terutama di bidang information technology.
• Dana
Anggaran yang kecil dari universitas menjadi masalah yang cukup menghalangi perkembangan perpustakaan yang berbasis IT. Sementara biaya pengadaan peralatan, infrastruktur dan software tidak dapat terjangkau oleh semua perpustakaan. Proyek Inherent telah menyediakan koneksi internet yang sangat cepat. Hal ini dapat mengurangi anggaran perpustakaan dalam hal penyediaan koneksi internet, mengingat mahalnya harga untuk berlangganan internet.
• Staff
Kurikulum dunia pendidikan perpustakaan di Indonesia pada masa awal pertumbuhan kurang fleksibel dalam mengantisipasi perkembangan IT yang sangat cepat. Perubahan kurikulum di Indonesia harus melalui suatu tahapan-tahapan panjang sehingga literature yang digunakan selalu tertinggal. Hal ini menghasilkan pustakawan yang kurang berkualitas yang kini menjadi pengelola perpustakaan pada saat ini .
• Kemampuan dan ketrampilan di bidang IT
Pustakawan yang kurang berkualitas biasanya disertai pula kurangnya kemampuan dan ketrampilan di bidang IT. Meskipun banyak universitas yang berkonsentrasi di bidang IT tumbuh pesat di Indonesia akan tetapi banyak alumninya yang tidak tertarik bekerja di perpustakaan. Karena banyak perpustakaan tidak mampu memberikan penghasilan yang tinggi bagi mereka.
3. Penutup
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital. Tumbuhnya perpustakaan digital disebabkan oleh beberapa pemikiran. Perpustakaan digital juga memliki kelemahan dan keunggulan. Selain itu, pembentukan perpustakaan digital melewati beberapa proses, yaitu scanning, editing, dan uploading. Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Namun, perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan digital adalah komputer personal (PC), internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital.
Perbedaan ”perpustakaan biasa” dengan ”perpustakaan digital” terlihat pada keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau kompoter, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja dan kapan saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan. Dan permasalahan yang sering terjadi pada pengembangan perpustakaan digital antara lain dana, staff, dan kemampuan dan ketrampilan dibidang IT.
4. Daftar Pustaka
Pendit, Putu Laxman (Ed.). 2007. Perpustakaan Digital: Sebuah Impian dan Kerja Bersama. Jakarta: Sagung Seto.

Sismanto. 2008. Manajemen Perpustakaan Digital.
http://mkpd.wordpress.com/2008/09/08/kupas-buku-manajemen-perpustakaan-digital/, diakses tanggal 22 April 2011.

Sucahyo, Yudho Giri dan Ruldeviyani, Yova (ed).2007. Infrastruktur Perpustakaan Digital. Jakarta: Sagung Seto.

Suryandari, Ari (Ed.). 2007. Aspek Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta: CV Sagung Seto.